Zusatzmodul "SCAN" - Papierpost effizient verteilen

Der ALAN Scan-Dispatcher ist eine Erweiterung zum Modul «Mandatsverwaltung (ORMA)». Sie können eingescannte Papierpost mit dem Scan-Dispatcher, über eine Verteilungsfunktion, effizient an weitere Stellen in Ihrer Kanzlei weiterleiten. So standardisieren Sie Ihren Posteingang. Bei der Wiederverwendung der jeweiligen Informationen profitieren Sie zudem von raschem und dezentralem Zugriff.

Beratung, bitte

Post verteilen

Mit einem Verteilungsfenster, können Sie die Post in vorkonfigurierten Ablagestrukturen den jeweiligen Teammitgliedern zuteilen. Ganz einfach, ganz effizient.

Dezentraler Zugriff

Mit der digitalen Post, handhaben Sie den erneuten Zugriff, nicht nur schnell, sondern auch dezentral. Insgesamt bequem auf gewünschte Informationen zugreifen.

Standardisiert

Mit der dezentralen Handhabung der Post über einen Verteiler, standardisieren Sie diesen Vorgang und profitieren von konsistenter Informationsablage um keine wichtigen Aktivitäten Ihrer Kanzlei zu verpassen.

Scannen, zuteilen und fertig.

Eingehende Papierpost scannen Sie zentral in einen Scan-Ordner auf dem Server. Ab da übernimmt das Scan-Zuteilungsfenster: Sie sehen den Scan-Ordner ein, Sie sehen sofort eine PDF-Vorschau.

Anhand dieser Sichtung vergeben Sie einen aussagekräftigen Dateinamen, teilen den Scan einem bestimmten Mandat zu (ohne vorher extra das Mandatsfenster öffnen zu müssen) und benachrichtigen gleichzeitig einen zuständigen Mitarbeiter über den Eingang.

Grafik Zusatzmodul "SCAN" Scan-Dispatcher - ALAN Softwarelösung für Advokatur und Notariat

Ansicht ALAN Scan-Dispatcher „Zuteilungsfenster“

Dokumente automatisch generieren lassen?

Der ALAN Dokumentgenerator ist eine Erweiterung zum Modul «Mandatsverwaltung (ORMA)». Sie erstellen einmalig Vorlagen mit Platzhaltern. Jedes Mal wenn Sie in einem Mandat ein neues Dokument erstellen wollen, generiert ALAN dieses danach vollautomatisch. Viele Mandatsdaten, weit über simple Adressen und Personalien hinausgehend, werden vom ALAN ins Dokument abgemischt. Der Dokumentgenerator kennt sogar männlich/weiblich, Einzahl/Mehrzahl und die dazugehörende Grammatik.

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Massen-Scans?

Das Einscannen von vorhandenen Papier-Archiven gehört dazu, wenn Ihre Kanzlei die Dokumente und Damit die Daten vollständig digitalisieren will. Die ALAN Software AG ist eine Partner-Unternehmung der FIVE Informatik AG und verfügt damit über professionelle Scanning-Services, um Ihre wertvollen Daten aus physischen Archiven zu digitalisieren und in Software-Systeme zu übertragen. Die FIVE Informatik AG ist eine führende Anbieterin von Dokumentenmanagement-Lösungen und der Digitalisierung von Daten und Prozessen.

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Das sagen ALAN Kunden

Es ist sehr angenehm, Leistungserfassung und Buchhaltung in einem System zu haben. Man kann E-Banking-Aufträge einlesen, oder beispielsweise angefangene Arbeiten, über den Jahreswechsel erfassen, um nur zwei Beispiele zu nennen. Das geht alles sehr komfortabel. Florian Schneider, Geschäftsführer, FSP Notare

Die Funktion «Deckungsnachweis», ist für einen Notar sehr wichtig. Das funktioniert wirklich mit einem einzigen Klick. Natürlich ist auch die Gesetzeskonformität zentral: Das Programm ist vom Verband geprüft, man hat Gewissheit. Rolf Lehmann, Fürsprecher und Notar

ALAN in drei Worten: Bedienerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit, Branchenspezifität. Annagret Gerber und Josipa Rados, Advokatur & Notariat am Neuhausplatz, Liebefeld

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